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INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E SEGUENTI DEL REGOLAMENTO UE N. 2016/679

Gentile Utente,

con il presente documento l’Associazione di Promozione Sociale Welcome Association Italy – W.A.I. (di seguito anche solo “W.A.I. ”), in qualità di Titolare del Trattamento dei suoi Dati Personali, intende fornirLe l’Informativa prevista dagli articoli 13 e seguenti del Regolamento Europeo n. 2016/679 (di seguito anche solo “il Regolamento”), il quale disciplina la protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, per spiegarLe come vengono trattati i Suoi Dati, forniti nello svolgimento della presente procedura finalizzata all’associazione da parte Sua a W.A.I. e conservati, successivamente al perfezionamento dell’acquisizione da parte Sua della qualità di “Associato” W.A.I., per tutta la durata del Suo rapporto associativo con W.A.I. e per il periodo successivo, così come indicato nel punto “Conservazione dei dati personali” contenuto in questo documento.
L’art. 12 (“Informazioni, comunicazioni e modalità trasparenti per l’esercizio dei diritti dell’interessato”), n. 1, del Regolamento UE n. 2016/679, stabilisce infatti che il Titolare del trattamento adotti misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 e le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 e all’articolo 34 relative al trattamento dei dati in forma concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro.
Preliminarmente La informiamo che W.A.I.: tratterà i Suoi dati in modo lecito, corretto e trasparente (art. 5, n. 1, lett. a) Reg. 2016/679); li tratterà per finalità determinate, esplicite e legittime (art. 5, n. 1, lett. b) Reg. 2016/679); i Suoi Dati Personali, oggetto di trattamento, saranno esatti e, se necessario, aggiornati, e che saranno adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati (art. 5, n. 1, lett. d); tratterà i Suoi dati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei Dati Personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione o dal danno accidentali (art. 5, n. 1, lett. f) e comunque sempre nel rispetto di quanto in generale previsto dall’art. 5 (“Principi applicabili al trattamento di dati personali”) del Regolamento n. 2016/679.

1. MODALITA’ DI RACCOLTA DEI DATI PERSONALI E NECESSARIETA’ DEL TRATTAMENTO
Ai sensi dell’art. 6 (“Liceità del trattamento”) del Regolamento si precisa che il trattamento dei Dati Personali raccolti durante la procedura di “registrazione” on-line avviene su base volontaria ed è necessario affinchè possa essere perfezionato il procedimento di acquisizione della qualifica di “Associato” W.A.I. (in particolare ai sensi dell’art. 6, n. 1, lett. b).

2. FONTE DEI DATI PERSONALI
I Dati personali di cui W.A.I. entrerà in possesso sono raccolti direttamente dall’Interessato all’atto della compilazione dell’apposito form on-line di cui al punto che precede, accessibile dal sito www.waitaly.net, o della compilazione di analogo form carteceo/digitale avvenuta presso una delle sedi di W.A.I. presenti sul territorio nazionale, ove l’Interessato si sia personalmente recato per associarsi a W.A.I. al fine di fruire dei vari servizi che l’associazione a W.A.I. consente di ottenere.

3. TITOLARE E RESPONSABILI
Titolare del Trattamento dei Suoi dati personali è l’Associazione di Promozione Sociale Welcome Association Italy – W.A.I., con sede legale in Roma, Viale Dell’Università n. 25 W.A.I. ha inoltre individuato, ai sensi e nel rispetto del Regolamento 2016/679, e laddove necessario, nominato Responsabili del Trattamento, ai sensi dell’art. 28 dello stesso, i soggetti e/o le Società che, nell’ambito delle rispettive funzioni svolte sia per quanto riguarda le attività interne dell’Associazione che per le attività svolte all’esterno, effettuano attività di Trattamento di dati personali per conto e/o nell’interesse dell’Associazione.
L’elenco dei Responsabili viene costantemente aggiornato e può essere richiesto al Titolare inviando una comunicazione al seguente indirizzo elettronico del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO-Data Protection Officer): privacy@waitaly.net

4. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E SUA BASE GIURIDICA
I Dati Personali verranno trattati nel rispetto della legge vigente (Regolamento UE n. 2016/679 e d.lgs. n. 196 del 2003) per l’espletamento dei servizi richiesti dall’interessato-associato, per il conseguimento delle finalità indicate nello Statuto dell’Associazione W.A.I. (consultabile cliccando il seguente link: www.waitaly.net/chi-siamo), e con riferimento a tutte le esigenze da questo derivanti ed ai conseguenti adempimenti di obblighi legali, fiscali, assicurativi e, appunto, statutari. La base giuridica del trattamento dei Dati personali risiede appunto nel fatto che è necessario che ciascun associato, in ragione di quanto espresso nel periodo che precede, fornisca i propri dati all’atto della sua richiesta di associazione a W.A.I..
Con riferimento ai citati obblighi legali, fiscali, assicurativi e statutari, i dati personali verranno quindi trattati per le seguenti finalità:
a) per adempiere agli obblighi previsti da leggi e regolamenti interni nonché dalla normativa europea, generale e specifica (disposizioni relative ai soggetti operanti nel c.d. “terzo settore” quali W.A.I.);
b) per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, oltre che dalle disposizioni impartite dalle Autorità a ciò legittimate dalla legge;
c) per procedere alla registrazione e all’iscrizione in qualità di associato (o socio che dir si voglia) di W.A.I., ricomprendo in ciò la attestazione e la verifica del pagamento e riscossione delle quote associative, delle quote di tesseramento, di corrispettivi vari previsti dalle disposizioni statutarie per l’ottenimento di servizi aggiuntivi rispetto a quelli ottenibili mediante il pagamento della quota associativa “base”;
d) per le finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti tra l’associazione ed i soci, come, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: la convocazione di assemblee ordinarie e straordinarie dei soci o del Consiglio Direttivo, le finalità amministrative, la fornitura di servizi di assistenza e supporto, l’iscrizione alla/e newsletter, l’invio di comunicazioni di tipo formativo e informativo, con la specificazione che a tale ultimo scopo il conferimento dei dati è puramente facoltativo, fermo restando che la mancata prestazione di consenso al riguardo comporterà l’impossibilità di ricevere materiale informativo da parte di W.A.I.;
e) per finalità commerciali; il conferimento dei dati a questo scopo è facoltativo, tuttavia il mancato consenso comporterà l’impossibilità di ricevere materiale informativo e/o promozionale da parte di W.A.I. rispetto ad ulteriori servizi ai quali sia possibile accedere in conseguenza della qualità di associato W.A.I.;
f) per il raggiungimento delle comuni attività istituzionali statutarie;
g) per proporre agli associati le attività ritenute più idonee;
h) per finalità di promozione funzionali all’attività dell’associazione, quali la promozione di iniziative per fornire assistenza e servizi ai cittadini stranieri residenti o soggiornanti per breve periodo in Italia;
i) per l’organizzazione di attività volte a promuovere e diffondere ogni informazione utile alla permanenza degli associati nel territorio italiano;
j) per finalità connesse ad eventi organizzati da W.A.I., aventi la finalità di promuovere e favorire la conoscenza e la valorizzazione delle espressioni culturali, sociali, economiche, ricreative, sportive, artistiche, degli stranieri residenti o soggiornanti per breve periodo in Italia.
Ulteriori finalità potranno essere previste ed indicate agli associati in ragione dei servizi specifici che utilizzeranno a partire dalle pagine dedicate e disponibili sul sito web di W.A.I. e potranno dare luogo, sempre previo consenso (facoltativo e mai obbligatorio, anche ai sensi dell’art. 22 Regolamento UE n. 2016/679), ad attività di profilazione, basate sugli interesse manifestati dall’associato così da poter elaborare promozioni e comunicazioni commerciali meglio personalizzate.
Il trattamento dei dati, come meglio specificato nei punti che seguono, potrà comportare che questi vengano conosciuti da dipendenti e collaboratori di W.A.I., previamente e debitamente istruiti da W.A.I. circa le cautele e garanzie da osservare nel trattamento dei dati in questione, oltre che da soggetti terzi i quali prestano servizi accessori e/o strumentali all’attività di W.A.I. e con i quali W.A.I. abbia sottoscritto accordi specifici, contenenti anche il necessario rispetto da parte loro di quanto previsto dalla vigente normativa in materia di liceità e correttezza del trattamento dei dati personali.

5. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali forniti avverrà nel rispetto della citata normativa vigente in materia. Esso verrà effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, informatici e telematici, oltre che mediante supporti cartacei, secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e idonee a salvaguardare la riservatezza dei dati da tutelare e dei diritti dell’interessato nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente. Al fine di proteggere i dati da distruzione o perdita, anche accidentale, e contro l’accesso o la divulgazione di dati non autorizzati, W.A.I. adotta, mediante il Titolare ed i Responsabili del trattamento, misure di sicurezza di natura tecnica ed organizzativa adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che tengano conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, oltre che della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, come previsto, in particolare, dall’art. 32 (“Sicurezza del trattamento”) del Regolamento UE n. 2016/679.

6. SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI PERSONALI
Nei limiti e per le finalità di trattamento statutarie di W.A.I. indicate, i dati personali degli associati, raccolti in fase di svolgimento e perfezionamento del rapporto associativo con W.A.I., saranno comunicati a tutti i fornitori di servizi di W.A.I., ovvero società, enti convenzionati/partner e operatori di mercato, i quali possono prestare direttamente servizi e/o offrire beni suscettibili di valutazione economica in favore degli associati tutti, dei dipendenti e dei collaboratori di W.A.I., oltre che allo C.S.A.In. – Centri Sportivi Aziendali e Industriali, Ente di Promozione sportiva riconosciuto dal CONI, ai fini della procedura di tesseramento, nonché per le relative procedure assicurative.
Inoltre, i dati personali saranno comunicati a:
1. soggetti che possono accedere ad essi in forza di disposizioni di legge, di regolamento o di normativa europea, nei limiti previsti da tali norme;
2. fornitori e consulenti esterni, solo per le finalità necessarie alla gestione e manutenzione del sito web denominato www.waitaly.net;
3. soggetti espressamente autorizzati, all’interno di W.A.I., al trattamento dei dati previa sottoscrizione di lettera di incarico contenente le istruzioni necessarie al corretto e lecito trattamento dei dati stessi, con imposizione dei doveri di riservatezza e sicurezza; l’elenco aggiornato dei soggetti autorizzati al trattamento è disponibile presso il Titolare ed è consultabile mediante richiesta da inviare a mezzo e-mail all’indirizzo elettronico privacy@waitaly.net;
4. soggetti collaboratori esterni i quali hanno necessità di accedere ai dati personali per finalità ausiliarie e/o strumentali al rapporto associativo, nei limiti strettamente necessari per lo svolgimento di tali compiti e sempre previa, quanto meno, sottoscrizione da parte loro di lettera di incarico avente le medesime caratteristiche di cui al punto che precede. Tali soggetti potranno effettuare il trattamento dei dati anche in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 Regolamento UE n. 2016/679 previa autorizzazione scritta del Titolare del trattamento e nel rispetto di tutto quanto previsto dall’appena citato art. 28 del Regolamento. L’elenco aggiornato di tali soggetti è disponibile presso il Titolare ed è consultabile mediante richiesta da inviare a mezzo e-mail all’indirizzo elettronico privacy@waitaly.net;
5. soggetti “collaboratori” esterni i quali necessitano di accedere ai dati personali per le finalità relative alla corretta esecuzione dei rapporti che essi hanno attivato o attiveranno con W.A.I. (a titolo esemplificativo e non esaustivo, istituti di credito, imprese assicuratrici, strutture sanitarie, società di servizi).

Tali soggetti operano in totale autonomia rispetto a W.A.I. come Titolari autonomi del trattamento dei dati personali in virtù della presente informativa e del consenso prestato in fase di perfezionamento del rapporto associativo; qualora detti soggetti intendano effettuare trattamenti aventi finalità diverse da quelle strettamente statutarie dovranno ottenere dall’associato un autonomo, esplicito consenso, preceduto da idonea informativa ai sensi degli art. 13 e ss. del Regolamento UE n. 2016/679. La mancata prestazione di consenso alla comunicazione ed al trattamento dei dati personali a tali soggetti comporterà l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto e di ottenere i servizi erogabili in conseguenza dell’acquisizione della qualità di associato W.A.I.

I dati personali potranno essere trattati anche dal personale amministrativo di W.A.I., sempre previa autorizzazione e debita istruzione circa l’esigenza di protezione e sicurezza dei dati, nonché da parte degli uffici di consulenza amministrativa, contabile e legale esterni, i quali potranno, ove ritenuto opportuno ai sensi della normativa vigente, essere nominati dal Titolare quali Responsabili del trattamento.
Si informa altresì che i dati degli associati e le informazioni relative alle loro attività potranno essere comunicati, con procedure idonee ad assicurarne la protezione e sicurezza, anche a fornitori di servizi software esterni, operanti pure al di fuori del territorio nazionale (ed anche in paesi extra UE).

7. NATURA OBBLIGATORIA DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
Il conferimento dei dati personali “comuni” (anagrafici) è necessario per le finalità di trattamento descritte nella presente informativa ed è ugualmente necessario per consentire la corretta esecuzione delle attività statutarie da parte di W.A.I. in favore dei propri associati. Tale conferimento obbligatorio consente infatti agli associati di ottenere i servizi forniti da terzi con i quali W.A.I. ha stipulato e stipulerà accordi a ciò finalizzati (istituti di credito, imprese assicuratrici, strutture sanitarie, etc.).
L’eventuale rifiuto di fornire tali dati personali o di prestare il consenso per il trattamento degli stessi per tali finalità comporterà l’impossibilità di ottenere la qualifica di associato W.A.I.

8. DATI SENSIBILI E PRESTAZIONE DI CONSENSO AL TRATTAMENTO
Premesso che W.A.I., come indicato nel punto che precede, acquisisce ed effettua il trattamento obbligatorio dei soli dati personali di cui al punto che precede e per le sole finalità statutarie, nel caso dovesse accadere che, su comunicazione dello stesso associato (e quindi con il suo consenso esplicito), W.A.I. raccolga “dati sensibili” degli associati di cui all’art. 9 Regolamento UE n. 2016/679, ed in particolare i dati sensibili di cui all’art. 4.15 del Regolamento UE n. 2016/679 (“Dati relativi allo stato di salute”), W.A.I. si obbliga a non comunicare e/o diffondere tali dati a qualsivoglia terzo, oltre che ad assicurarne la tempestiva distruzione non appena esaurita la propria attività di mero supporto operativo richiesta dall’associato, obbligandosi comunque, sino all’avvenuta distruzione dei dati, a garantirne protezione e sicurezza mediante l’adozione delle misure tecniche ed organizzative di cui all’art. 32 del Regolamento UE n. 2016/679.

9. DURATA DELLA CONSERVAZIONE
I dati personali degli associati vengono conservati, in una forma che consenta l’identificazione degli interessati, per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati e comunque almeno per tutta la durata del rapporto associativo e, nel caso di cessazione, per qualsivoglia motivo, del rapporto associativo, per la durata del termine di cui all’art. 2220 del codice civile (“Conservazione delle scritture contabili”).

10. DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Premesso che l’INTERESSATO, ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 è la persona fisica cui si riferiscono i dati oggetto di trattamento, il Regolamento medesimo attribuisce, in particolare agli artt. 13, comma, 2, lettere b) e d), 15 e ss., specifici diritti attribuiti all’interessato sui propri dati, i quali devono essergli illustrati in forma concisa, trasparente e con un linguaggio chiaro e semplice, ogni associato – appunto nella veste di “interessato” – può esercitare nei confronti di W.A.I., in ogni momento, i seguenti diritti:
1. ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di chiedere l’accesso agli stessi ed alle seguenti informazioni:
a) le finalità del trattamento;
b) le categorie dei dati personali in questione;
c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto, oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
f) il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo, rappresentata, in Italia, dal Garante per la protezione dei dati personali (Garante Privacy);
g) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragradi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato;
2. ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano
senza ingiustificato ritardo e, tenuto conto delle finalità del trattamento, anche di ottenere
l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
3. ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza
ingiustificato ritardo, con conseguente obbligo di detto Titolare di cancellare i dati personali se
questi non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati; se
l’interessato revoca il consenso ad un trattamento precedentemente prestato; se l’interessato si
oppone al trattamento ai sensi dell’art. 21 Regolamento UE n. 2016/679 (“Diritto di opposizione”);
se i dati personali sono stati raccolti illecitamente; se i dati personali devono essere cancellati per
adempimento di obbligo legale previsto dall’Unione Europea o dello stato membro cui è soggetto il
Titolare del trattamento;
4. ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione dello stesso quando ricorre una delle ipotesi
di cui all’Art. 18 del Regolamento n. 2016/679.
Il Titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. L’interessato, ai sensi dell’art. 20 del Regolamento UE n. 2016/679 in particolare (“Diritto alla portabilità dei dati”), ha diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da qualunque dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento al quale li ha forniti nei casi previsti dal citato Art. 20 del Regolamento n. 2016/679. L’interessato può in ogni momento accedere alla propria aria riservata sul sito www.waitaly.net e stampare la scheda anagrafica in cui vengono riportati i dati inseriti al momento dell’iscrizione all’Associazione. Eventualmente ne può sempre fare richiesta all’indirizzo elettronico privacy@waitaly.net. L’esercizio dei diritti previsti da questo articolo non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.
Ogni interessato/associato può rivolgersi per l’esercizio dei propri diritti al Responsabile della Protezione dei dati inviando una comunicazione a mezzo e-mail all’indirizzo elettronico dpowai@waitaly.net. Oppure, nella medesima forma, al Titolare del trattamento all’indirizzo elettronico privacy@waitaly.net.
Ai fini di cui al periodo che precede il Titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all’interessato/associato riscontro alle proprie richieste in ordine ai propri dati personali in forma concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile, con linguaggio semplice e chiaro, fornendo all’interessato/associato le informazioni relative alla richiesta intrapresa senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa; tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ed in tal caso il Titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga e dei motivi del ritardo, sempre entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Le informazioni richieste sono fornite ove possibile con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell’interessato.